אפוסטיל: מתי צריך, איפה מוציאים ומה ההבדל מאישור נוטריוני

זוג שנישא בישראל ועבר לפורטוגל שלח תעודת נישואין מתורגמת ומאושרת נוטריונית. הרשות הפורטוגלית החזירה אותה. חסר היה אפוסטיל — ובמקרה שלהם, שניים: אחד על התעודה עצמה ואחד על אישור התרגום.

אפוסטיל הוא הנקודה שבה הכי הרבה אנשים נתקעים, כי הוא נראה כמו פרט טכני ולמעשה הוא תנאי סף. בלעדיו מסמך ישראלי הוא, מבחינת רשות זרה, פיסת נייר.

מה אפוסטיל בעצם מאמת

אפוסטיל הוא אישור לפי אמנת האג משנת 1961, שמדינת ישראל צד לה. הוא מאמת שלושה דברים: אמיתות החתימה על המסמך, מעמדו של החותם, וזהות החותמת.

מה שהוא אינו מאמת: את תוכן המסמך, את נכונות העובדות שבו, ואת תקפותו המשפטית. אפוסטיל על תעודה מזויפת אינו הופך אותה לאמיתית — הוא מאמת את חתימת הפקיד שהנפיק אותה.

תכלית האמנה מעשית: לפני קיומה נדרש אימות קונסולרי מסורבל בכל מדינה. האפוסטיל החליף אותו בחותמת אחת שכל המדינות החתומות מכירות בה.

שני מסלולים — וזו הטעות השכיחה

בישראל קיימים שני סוגי אפוסטיל, והם מונפקים בגופים שונים:

אפוסטיל על תעודה ציבורית — תעודת לידה, נישואין, גירושין, פטירה, תמצית רישום, תעודת יושר. מונפק במשרד החוץ.

אפוסטיל על מסמך נוטריוני — אישור נכונות תרגום, אימות חתימה, תצהיר. מונפק בבתי המשפט, ומאמת את חתימת הנוטריון.

אנשים מגיעים למקום הלא נכון וחוזרים ריקם. הכלל הפשוט: אם החתימה על המסמך היא של נוטריון — בית משפט. אם היא של פקיד ממשלתי — משרד החוץ.

המקרה של שני אפוסטילים

זהו המצב בסיפור שבפתיחה, והוא נפוץ יותר משנדמה.

כשנדרש להגיש בחו״ל תעודה ציבורית מתורגמת, יש בפועל שני מסמכים: התעודה המקורית, שנחתמה בידי רשות; ואישור התרגום, שנחתם בידי נוטריון.

חלק מהמדינות דורשות אפוסטיל על שניהם — אחד ממשרד החוץ ואחד מבית המשפט. אחרות מסתפקות באחד. אין דרך לנחש: יש לברר מול הגוף המקבל לפני שמתחילים.

סדר הפעולות

1. בררו את הדרישה המדויקת — איזה מסמך, איזה תרגום, כמה אפוסטילים.
2. השיגו את המסמך המקורי. חלק מהגופים דורשים תעודה שהופקה לאחרונה.
3. אפוסטיל על המקור במשרד החוץ, אם נדרש.
4. תרגום נוטריוני.
5. אפוסטיל על אישור התרגום בבית המשפט, אם נדרש.

הסדר קריטי. אפוסטיל שהונפק על המקור לפני התרגום אינו מכסה את התרגום, ולעיתים גם התרגום צריך לכלול את נוסח האפוסטיל עצמו — נקודה שקל לפספס ושגורמת לסיבוב נוסף.

מדינות שאינן חתומות על האמנה

לא כל מדינות העולם צד לאמנת האג. במדינה שאינה חתומה, האפוסטיל חסר משמעות ונדרש אימות קונסולרי: אימות במשרד החוץ הישראלי, ולאחריו אימות בשגרירות המדינה הזרה בישראל.

זהו הליך ארוך ויקר יותר, ולעיתים כרוך בהמתנה של שבועות. כשמדובר במדינה כזו, כדאי להתחיל מוקדם.

שאלות שחוסכות סיבוב שני

לפני שמתחילים, כדאי לברר מול הגוף המקבל:

• האם נדרש אפוסטיל, ועל אילו מסמכים
• לאיזו שפה לתרגם — ולא להניח שאנגלית תמיד מתקבלת
• האם נדרש אישור נכונות תרגום דווקא, או שדי בהצהרת מתרגם
• האם יש דרישת תוקף — מסמך שהופק בחודשים האחרונים
• האם המסמך צריך להיות מוגש במקור או שהעתק סרוק מספיק

חמש דקות של בירור חוסכות, במקרים רבים, שבועות.

שאלות ותשובות

צריכים מסמכים לשימוש בחו״ל?
משרד עורך הדין והנוטריון אהוד גולן מנפיק אישורי תרגום ואימות ומלווה בהוצאת אפוסטיל. לפרטים: 077-4490059

קראו גם

• אישור תרגום נוטריוני
• אישורים נוטריוניים: סמכויות הנוטריון
• אימות חתימה נוטריוני
• אישור העתק נאמן למקור
• תעריף נוטריון

האמור לעיל הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ משפטי או תחליף לבדיקה פרטנית. מועדים ושיעורי מס עשויים להשתנות.